기업이 주주들과의 중요한 결정을 하기 위해 열리는 자리가 바로 주주총회입니다. 이 총회가 제대로 열리기 위해서는 법적으로 정해진 소집 통지 및 절차를 반드시 따라야 합니다. 이 절차는 상법을 중심으로 규정되어 있으며, 주주의 권익 보호와 회사의 투명한 경영을 위한 기본적인 장치라고 할 수 있습니다.
주주총회는 정기총회와 임시총회로 나뉘며, 보통 정기총회는 사업연도 종료 후 3개월 이내에 개최됩니다. 주주총회를 소집하려면 이사회에서 결의를 거쳐야 하며, 대표이사 또는 이사회가 그 권한을 가집니다. 다만, 일정 요건에 따라 감사나 일정 비율 이상의 주주도 임시총회의 소집을 요구할 수 있습니다.
주주총회의 소집 통지는 주총 개최일로부터 최소 2주 전에 발송되어야 합니다. 이 통지는 주주의 주식 수에 관계없이 모든 주주에게 개별적으로 발송해야 하며, 서면 또는 전자문서로 할 수 있습니다. 상장회사의 경우, 일정 기준에 따라 공고로 갈음할 수 있는 예외도 존재합니다.
소집 통지서에는 총회 일시, 장소, 회의 목적사항 등이 반드시 포함되어야 합니다. 특히 회의 목적사항은 주주들이 사전에 검토할 수 있도록 구체적으로 기재되어야 하며, 안건의 중요성에 따라 관련 자료도 함께 제공하는 것이 일반적입니다. 이사회에서 제출하는 안건 외에도, 일정 조건을 충족한 주주들이 의제를 제안하는 것도 가능합니다.
만약 소집 절차에 하자가 있다면, 주주총회 결의 자체가 무효로 되거나 취소될 수 있어 기업 입장에서는 매우 중요한 부분입니다. 그래서 상장회사를 포함한 많은 기업들은 법무팀과 외부 전문가를 통해 절차가 적법하게 이루어졌는지를 철저히 점검하는 경우가 많습니다.
주주총회는 단순히 형식적인 절차가 아니라, 주주의 권리 행사가 이루어지는 실질적인 장입니다. 따라서 그 시작점인 소집 통지와 절차는 투명성과 신뢰성을 담보하는 핵심적인 요소로 인식되어야 합니다.